‘Wij hebben compliance in Excel geregeld’

Blog

We horen het regelmatig: ‘Wij hebben compliance in Excel geregeld’. Dit antwoord stemt positief omdat dan in ieder geval een vragenlijst beschikbaar is om beantwoord te worden. Om nu direct aan te nemen dat compliance daadwerkelijk ‘geregeld’ is, is wellicht net weer iets té positief. Hieronder wil ik graag een paar punten bespreken die mij, maar hopelijk ook u, accountant/administrateur, aan het denken zet.

Structuur

Compliance is niet slechts het beantwoorden van vragen, maar omvat o.a. ook een noodzakelijk en voorgeschreven rollen- en rechtenstructuur. Deze structuur dient niet alleen in plaats te zijn, maar ook nageleefd en liefst afgedwongen te worden. Dit ter voorkoming van het oneigenlijk uitvoeren van taken en het nemen van beslissingen door medewerkers die deze verantwoording niet hebben. Uiteraard hangt het van de grootte van de organisatie af welke en hoeveel petten u op heeft. Hoe groter de organisatie hoe beter de petten van invuller, eindverantwoordelijke, compliance officer en bestuurder verdeeld kunnen worden.

Overzicht

Bij wie ligt nu het compliance formulier, wat is de status en wie dient het formulier nog meer af te tekenen. Deze vragen zijn lastig in Excel bij te houden. Ook is het bewerkelijk om de status van het formulier uit Excel op te halen, want u zult per formulier na moeten gaan wat de status is. Het kan ook zijn dat u na het invullen, het formulier uitprint, ondertekent, door de organisatie stuurt/mailt voor de overige aftekeningen. De kans bestaat dat u niet weet waar het formulier uithangt of dat u de meest recente versie heeft.

Actualiteit

De actualiteit van de vragenlijsten speelt een belangrijke rol. Niet alleen technologie verandert in rap tempo, hetzelfde geldt voor regelingen, inzichten en wetgeving. Vandaar dat uw compliance-proces én de vragenlijsten met enige regelmaat tegen het licht gehouden moeten worden, om ervan verzekerd te zijn dat deze nog up-to-date zijn.

Houdbaarheid

De geldigheidstermijn. Niets is vervelender dan onnodig dubbel werk uit te moeten voeren. Zoals u ongetwijfeld bekend is, is een cliënt- en opdrachtacceptatie, van rechtswegen, niet onbeperkt geldig. Afhankelijk van de te leveren dienst, de interne regels en afspraken én of er zich wijzigingen aan de klantkant hebben voorgedaan, loopt deze geldigheidstermijn in de praktijk nogal uiteen. Is de cliënt eerder geaccepteerd, dan dient de cliëntacceptatie nog steeds (rechts-)geldig te zijn. Dit impliceert dat, als de eerdere geldigheidstermijn van de acceptatie is verlopen, er een nieuw acceptatieproces gestart moet worden. Is de eerdere geldigheidstermijn nog niet verlopen, en er is niets gewijzigd aan de zijde van uw klant, dan volstaat het een continuatie/heracceptatie uit te voeren waarbij onderbouwd is dat een geheel nieuwe acceptatie niet noodzakelijk bleek. De geldigheid van uw acceptaties is in Excel natuurlijk heel eenvoudig te beïnvloeden. Zodra u de acceptatie opslaat krijgt deze automatisch de datum waarop deze is opgeslagen, maar hier wordt uw beroepsethiek en maatschappelijke functie op de proef gesteld.

Specialistische software

Ik durf te stellen dat de menig accountant/administrateur ware Excel tovenaars zijn. Excel is hen met de paplepel ingegeven. Elk modern bedrijf voert de financiële administratie al decennia digitaal uit, maar ook hier is in de loop van tijd e.e.a. veranderd. Waar bedrijven eerst de spreadsheet toepasten, ontstonden er al snel bedrijven die zich specialiseerden in het ontwikkelen van specifieke financiële bedrijfssoftware. Het ontstaan van deze bedrijven beantwoorde de vraag: “Waarom zouden we allemaal telkens opnieuw het wiel uit moeten vinden om tot hetzelfde resultaat te komen”.

Compliance Management

Hier zijn we op het punt beland waar ik graag de mogelijkheid aangrijp om in het kort de Dapas Compliance Manager (DCM) te belichten. De DCM is die specialistische software voor de cliënt- en opdrachtacceptaties en -continuaties.
De DCM houdt, in tegenstelling tot een Excel sheet of Word document, rekening met de te hanteren rollen- en rechten, bevat een slimme vragenlijst, is altijd up-to-date, bevat de vragen van uw vak-/brancheorganisatie, helpt bij het managen van de acceptaties, biedt een duidelijk overzicht, vereenvoudigt continuaties en neemt u het technische beheer geheel uit handen. Het dashboard geeft in één oogopslag weer wat de over all status is en in welke fase van het proces de acceptaties en continuaties zich bevinden en stelt u in staat het compliance-proces te managen. Superhandige feature is de wijze waarop we de groepsstructuren visueel presenteren. Inzetbaar bij organisaties groot en klein en voor een prijs waar u onmogelijk uw Excel sheet mee kunt onderhouden, bent u met de Dapas Compliance Manager altijd in control!

Voor de tovenaars en guru’s

Bent u die Excel of Power BI tovenaar of guru? Dan kunnen we u wellicht ook interesseren voor de mogelijkheid dat u uw gegevens in de Compliance Manager kunt uitvragen om daar vervolgens uw eigen studies op los te laten.

Conversie huidige compliance-systeem

Uw huidige Excel compliance-administratie overnemen in de Dapas Compliance Manager? Wij kunnen u helpen bij een gewenste conversie en voorkomen zo een ‘overklopactie’. Wij vertellen u graag meer.

Mijn naam is Richard Appels en ik hoop u aan het denken gezet te hebben. Wilt u meer weten over de Dapas Compliance Manager? Neem dan gerust contact met ons op.