Het gaat er om welke software het beste aansluit bij jouw kantoor

Testimonial

Perry Telle: “Wij werken vanuit intrinsieke kwaliteit; daar hoort de DCM bij”

 

Sommige processen op kantoor lopen goed of zelfs heel goed, andere wat minder. Daar kun je naar kijken of je kunt er wat aan doen. Perry Telle (partner bij Hoornwijck Groep in Rijswijk) koos voor het laatste, toen hij constateerde dat zijn kantoor nog een verbeterslag kon maken in het proces rond de Wwft. Omdat het toch wel vrij complex en tijdrovend is om zelf een Wwft-tool te bouwen, schafte het kantoor de Dapas Compliance Manager aan.

Hoornwijck Groep is een Rijswijks administratie- en belastingadvieskantoor met circa vijftig medewerkers. Dat klinkt wellicht als een doorsneekantoor, maar zo ziet Perry Telle dat beslist niet: “We verschillen van veel andere kantoren, omdat we vanaf 2016 een relatief grote salarisafdeling hebben opgetuigd (onder de naam Salarisfactory). Dat hebben we gedaan om zelf verder door te kunnen groeien, maar vooral ook om collega-kantoren te helpen met hun salarisadministratie. De salarisadministratie is een precair en primair proces, dat goed geborgd moet zijn; het is basishygiëne. Dat kan alleen als kennis goed gedeeld wordt, je met de juiste software werkt en je – omwille van de continuïteit – voldoende én bekwame salarisadministrateurs hebt, die dit kunnen oppakken.”

Procesverbetering

Binnen het kantoor wordt structureel gekeken naar procesverbetering: “Dat speelde op een gegeven moment vooral ten aanzien van het doorlopende cliëntenonderzoek. We merkten dat we daar toch wat gaten in het proces hadden zitten – en die wil je dichten. Nu doen we zelf aardig wat met power automate en robotisering, maar zelf een Wwft tool bouwen…dat is toch wel vrij ingewikkeld. Om die reden hebben we software van drie aanbieders met elkaar vergeleken en de keuze is daarbij op de Dapas Compliance Manager (DCM) gevallen. Bij dat selectieproces moet je heel alert zijn; het gaat er namelijk niet om welke software het beste is, maar om welke software het beste aansluit bij jouw kantoor. Voor ons is dat de DCM, mede vanwege de koppeling met Simplicate (voor uren en CRM).”

NOAB-content

Hoornwijck Groep werd in 2008 een NOAB-kantoor, na een zoektijd naar een bijpassend kwaliteitskeurmerk. Van daaruit bezien was het niet verrassend dat het kantoor opteerde voor NOAB-content in de DCM. Perry is in die zin ook echt een ‘NOAB-man’, vanwege zijn bestuursfunctie gedurende negen opeenvolgende jaren. Ook daar leerden ze hem kennen als iemand die ervoor gaat en vrij uitgesproken is: “Als je ergens een grote mond over hebt, vind ik dat je er ook wat aan moet doen. Dan moet je dus ook op de plek gaan zitten wáár je er wat aan kunt doen!” Vanuit die positief-kritische houding keek hij ook naar de NOAB-content. “We hebben er uiteindelijk voor gekozen om die content uit te breiden, omdat we onze medewerkers graag nog wat beter willen meenemen in hun beslissingen. In de NOAB-content zie je nu bijvoorbeeld veel open vragen. Daar is op zich niets mis mee, maar je krijgt daardoor soms antwoorden die er eigenlijk niet toe doen. Zo hebben we nu een vraag over de integriteit van de cliënt uiteengerafeld in verschillende gesloten deelvragen. Op basis van de antwoorden die je daarop krijgt, kun je vervolgens alsnog besluiten of je het integriteitsrisico hoog of laag vindt. Ik ben er persoonlijk van overtuigd dat deze uitgebreide vragenset tot betere antwoorden en conclusies leidt. Je wilt software die op basis van jouw antwoorden aangeeft wat jouw risico is met de betreffende cliënt.”

Werken vanuit intrinsieke kwaliteit

“Wij willen graag werken vanuit intrinsieke kwaliteit en het werken met de DCM hoort daarbij. Binnenkort ga ik graag bij NOAB langs om onze aanvullingen op de huidige NOAB-content te laten zien. Om de simpele reden dat ik denk dat meerdere kantoren hierbij gebaat zouden zijn. Het zou wenselijk zijn als NOAB besluit tot integratie van onze aanvullingen in hun content.” Korte adempauze, dan: “Als we kijken naar ons onboardingproces, dan is alles nu veel meer gestroomlijnd, het proces is veel strakker geworden. Ik denk ook niet dat je als kantoor op dit moment zonder ‘een DCM’ kunt, omdat het voor meer grip en procesverbetering zorgt. Bovendien: alles wat je doet, leidt ook weer tot bezinning op je ándere processen. Daarom vind ik het ook belangrijk om af en toe van software te wisselen. Verhoog je als je kantoor je interne kwaliteit, dan verhoog je daarmee ook automatisch je externe kwaliteit! Als het gaat om software, geef ik hierbij nog graag een tip: bereken je softwarekosten door aan je klant, doe dat gewoon. En geloof niet in de gedachte dat vaste prijzen de toekomst zijn. Met vaste prijzen wordt er altijd iemand in de maling genomen! Dat ben je zelf, omdat je vaste prijs te laag kan zijn, óf de klant, omdat hij niet krijgt waarvoor hij betaalt. Ik geloof daar niet in en doe daar dus ook niet aan mee.”

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...