Koeleman accountants over de Dapas Compliance Manager

Testimonial

Ronald Jimmink: “DCM zorgt voor grip op ons Wwft-proces” 

Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V. (“Koeleman”), een kantoor met meerdere vestigingen in het westen des lands, behoort tot de categorie ‘gebruikers van het eerste uur’ van de Dapas Compliance Manager (DCM). Ronald Jimmink, niet alleen hoofd IT, maar ook privacy officer en beheerder van het kwaliteitshandboek van het kantoor, legt uit waarom twee jaar geleden gekozen werd voor de DCM: “Met de DCM ben je in control; je hebt inzicht in de status en voortgang van je Wwft-proces.” 

 

Voor Ronald Jimmink was het twee jaar geleden duidelijk dat er voor ‘zijn’ kantoor een uitdaging lag met betrekking tot het in control zijn op Wwft-gebied. “In ons CRM-systeem hielden we daar onvoldoende voor bij, met als resultaat dat we in de praktijk met allerlei documenten, lijstjes en werkprogramma’s werkten. Op die manier hadden we onze Wwft-compliance niet voldoende ‘dichtgetimmerd’. Het was onduidelijk voor welke klanten we het nu wél goed geregeld hadden en voor welke klanten niet. Daar wilden we graag meer grip op hebben. Tijdens een demosessie van Dapas werd mij wel duidelijk dat de DCM voor ons in die concrete behoefte zou voorzien. Daarnaast speelde mee dat we ervoor konden kiezen dat de DCM SRA-content zou bevatten; dat is prettig wanneer je (zoals Koeleman) een SRA-kantoor bent.” 

Koppeling met CRM

Dapas heeft een interface (REST API) ontwikkeld, waardoor er met elk eigentijds CRM-systeem kan worden gekoppeld. Ronald: “Wij hebben onlangs zelf de koppeling gemaakt tussen de DCM en ons CRM-systeem. Onze CRM-leverancier heeft het namelijk wel op de roadmap staan, maar nog niet gerealiseerd. We wilden die ontwikkeling van de API door deze partij echter liever niet afwachten. Dankzij de koppeling kunnen we nu gelijk zien welke klanten er al wel, en welke klanten er nog niet in Dapas staan. Het geeft daarmee direct de stand van zaken over het gehele klantenbestand aan. Het bouwen van die koppeling viel ook wel mee, dat was goed (en relatief snel) te doen.”  

Goede toelichting nodig

Hoe is het werken met de DCM bevallen, voorziet de applicatie in jullie behoefte? “Het is een prima applicatie, ook makkelijk in het gebruik, maar…daarmee blijft het nog steeds een stukje software. Daarmee bedoel ik dit: wij hebben gemerkt dat je je medewerkers inhoudelijk wel goed mee moet nemen in het gebruik ervan. In dat kader hebben we bijvoorbeeld vorig jaar vier keer intern een specifieke Wwft-training georganiseerd, waarin we glashelder uitleggen welke eisen de Wwft aan onze werkwijze stelt. Dat koppelen we dan aan wat er concreet van hen verwacht wordt als zij met de DCM (gaan) werken.”  

Ronald, stellig: “Medewerkers moeten hierdoor echt gaan nadenken over de Wwft en de integriteit van de klant. Als er in velden binnen het programma om toelichting wordt gevraagd, moet je heel duidelijk de risico’s omschrijven en de maatregelen benoemen, die je op basis van het gedefinieerde risicoprofiel van de klant neemt. Dat vergt kennis van je klant – weten waar hij mee bezig is – en een stuk professional judgement. De relatiemanager c.q. klantbeheerder zit het dichtst onder de huid bij de klant, dus hij of zij is ook de aangewezen persoon die het beste kan inschatten wat er bij de klant speelt en welk risicoprofiel daarbij past. De toelichting die je geeft, moet echt hout snijden. Je moet de juiste zaken benoemen, zodat de compliance officer op zijn beurt ook voldoende houvast heeft om de zaak te kunnen beoordelen: zijn de juiste risico’s onderkend, is er goed met die risico’s omgegaan, zijn geëigende maatregelen getroffen en hebben we alles hiermee onder controle?” 

Onboarding

Heeft het gaan werken met de DCM bij Koeleman ook invloed gehad op het onboardingproces van klanten? “In het onboardingproces zelf is er niet heel veel gewijzigd, maar er is met name wat veranderd in het stuk ervoor. Vooral de processen tussen de kennismaking met de klant en de daadwerkelijke start van de dienstverlening zijn gewijzigd. Het Wwft-proces was bij ons voorheen een wat ondergeschoven proces qua structuur, inzicht in de status en voortgang. Door te gaan werken met de DCM, is dit nu wel duidelijk zichtbaar; we gaan nu secuurder en meer gestructureerd om met de eisen vanuit de Wwft.”  

Doorontwikkeling

Hoe kijkt Ronald naar de ontwikkelingen binnen de DCM sinds zijn kantoor de applicatie in gebruik genomen heeft? “We merken dat Dapas de DCM steeds verder ontwikkelt en daarbij, waar mogelijk, inspeelt op wensen en verzoeken van de klant. Zo hebben ze recent een functionaliteit ontwikkeld, die het mogelijk maakt dat je de opgenomen antwoorden in een formulier binnen de applicatie ook heel makkelijk kunt overnemen naar een ander formulier. Dat lijkt misschien iets kleins, maar als je te maken hebt met een klant die een (grote) groep bedrijven vertegenwoordigt, scheelt dat al gauw een hoop tijd. Wij zijn dus echt heel blij met deze nieuwe feature.” 

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...