KroeseWevers: “Beter inzicht in onze cliëntenportefeuille”

Testimonial

KroeseWevers, top 30-kantoor en lid van Nexia International, is vooral actief vanuit het oosten en noorden van ons land. KroeseWevers zet vol in op optimalisering van de huidige dienstverlening. De recente keuze van het kantoor voor de Dapas Compliance Manager (DCM) past in dat plaatje, want ook het proces rond cliënt- en opdrachtacceptatie moet Wwft-compliant én lean zijn.

Erwin Kleise (Compliance medewerker, achtergrond in IT-audit): “We waren als accountantsorganisatie al langere tijd op zoek naar een pakket voor cliënt- en opdrachtacceptatie, omdat we alles zoveel mogelijk geautomatiseerd en gecentraliseerd willen hebben. In eerste instantie hebben we ons georiënteerd op oplossingen die we in ons CRM zouden kunnen laten inbouwen (onder het motto ‘hoe minder pakketten, hoe beter’). En uiteraard stel je op voorhand een set eisen aan zo’n pakket. Waarom onze keuze op Dapas viel? Omdat de applicatie aan onze vereisten voldoet, maar ook vanwege het feit dat zij een steviger roadmap hadden dan andere partijen. Daarnaast zijn de dingen die Dapas het afgelopen jaar op haar roadmap had staan, allemaal gerealiseerd, waaronder de UBO-check. Op zo’n basis durven we als accountantsorganisatie wel verder te bouwen. Daarbij nemen we ook mee dat ze heel snel communiceren en de processen en uitdagingen van accountantskantoren goed kennen.”

Gebruiksvriendelijkheid

KroeseWevers kiest ook voor de DCM vanwege gebruiksgemak. Joanne de Lange (medewerker compliance): “Bij onze oriëntatie op andere pakketten ontdekten we al snel dat er vaak een uitgebreide handleiding bij zat, terwijl we dat juist niet wilden. Voor medewerkers wil je het juist gemakkelijk en intuïtief maken om met een nieuwe applicatie te gaan werken. Bij DCM ga je door het acceptatie- en continuatieformulier zonder zo’n lijvig boekwerk. Los van alle wettelijke vereisten en het feit dat het natuurlijk automatiseringstechnisch goed moet werken, vind ik dit pragmatische aspect heel belangrijk.” Erwin vult aan: “Binnen onze gehele organisatie moeten alle verschillende disciplines hiermee kunnen werken. De gebruiksvriendelijkheid is daarom een pre, net als dat we kunnen werken met content op maat van SRA. Voor auditopdrachten en (bijvoorbeeld) salarisverwerkingen worden verschillende vragenlijsten gehanteerd. Opdrachten kun je in DCM eenvoudig continueren, omdat veel informatie al vooringevuld is. Dan is het van belang om te beoordelen of deze geactualiseerd moet worden, zonder dat je alle informatie die je voorheen vastgelegd hebt, nogmaals moet invullen.

Completer en betrouwbaarder inzicht in cliëntenportefeuille

Het werken met de DCM dwingt bepaalde handelingen in de vragenlijst af. Zo moet een medewerker, op basis van het ingevulde antwoord op de vraag, eventueel een extra toelichting geven. Joanne: “Dan is het van: Waarom oordeel je hier op deze manier over? Welke aspecten vallen je op en sterken je in je overtuiging? Die vastlegging is om meerdere redenen heel waardevol. Stel dat je een jaar verder bent en de omstandigheden rond je klant zijn veranderd. Dan kun je eenvoudig terughalen waarom je toen wel tot beslissing A of B kwam en waarom nu niet. Bovendien wordt alles nu centraal vastgelegd. Als iemand van ons een klant bedient en een mogelijk risico signaleert, dan dwingt de DCM af dat hierover door compliance een oordeel wordt gegeven. Als een lijst moet worden goedgekeurd door een eindverantwoordelijke, zal diegene dat ook daadwerkelijk als zodanig moeten afhandelen. Dat gaat dus verder dan ‘alleen even een krabbel zetten’. Kortom, deze werkwijze draagt voor onze organisatie bij aan een completer en betrouwbaarder inzicht in onze cliëntenportefeuille.”

Meer inzicht en structuur

Het extra inzicht in het cliënt- en opdrachtacceptatieproces is waardevol, benadrukt Joanne. “Gewoon beter weten waar je staat, waar je in het proces bent, voor welke cliënten de opdrachtcontinuering loopt, etc. In de DCM wordt alles bij elkaar gebracht en worden stappen afgedwongen. Kijk bijvoorbeeld naar de UBO-check. Dat is een knop in de DCM met een audittrail, zodat je precies kunt zien wanneer deze is uitgevoerd en door wie. Die stappen voeren we nu natuurlijk ook al uit op kantoor, maar deze gebeurden tot nu toe niet gestructureerd binnen één applicatie. Feit blijft dat het proces van cliëntacceptatie niet het meest favoriete onderdeel van het werk is van accountants en fiscalisten. Dat laat onverlet dat dit formele onderdeel wel correct moet zijn ingeregeld. Daarmee is het een stuk basishygiëne van elk kantoor. “We willen een hoogwaardig cliënt- en opdrachtacceptatieproces; onze klant goed kennen en weten of een potentiële klant bij ons past op een zo gemakkelijk mogelijke manier. Daarin vervult de DCM voor ons een ondersteunende rol. Wij verwachten dat we met de DCM een toekomstbestendige applicatie hebben aangeschaft, waarin alle veranderende wet- en regelgeving een plek krijgt, zodat we steeds up-to-date en Wwft-compliant zijn”, aldus Erwin.

 

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...