Meer grip en minder kopzorgen!

Testimonial

Sanne van Schaik: “Nieuwe klanten gelijk scherper in beeld”

Accountant Sanne van Schaik maakt deel uit van de directie van 4-Vision; een jong kantoor met dito bezetting aan de Maliebaan in Utrecht. In 2020 nam het kantoor de Dapas Compliance Manager in gebruik, om meer in control te zijn ten aanzien van de Wwft-verplichtingen. De applicatie brengt nieuwe klanten gelijk scherper in beeld, waardoor het risicoprofiel van klanten beter kan worden bepaald.

 

Het leuke van een jong kantoor is dat er amper sprake is van ballast uit het verleden. Dat gaat ook op voor 4-Vision. Het kantoor profileert zich sinds 2016 met het aanbieden van een volledige financiële functie aan de klant, waardoor deze zelf geen eigen administratieve afdeling of administrateur meer in dienst hoeft te hebben. Nieuwe klanten worden alleen geaccepteerd als ze geheel open staan voor volledige automatisering. Uiteraard moest er bij de opstart van het kantoor ook worden nagedacht over compliance inzake de Wwft. Dit onderdeel kwam binnen het kantoor terecht op het bordje van Sanne van Schaik, die hiervoor bij een Big Four-kantoor werkte.

Andere oplossing bij groei

“Ik heb uiteraard de wet goed doorgenomen en me ook op andere manieren voorbereid. Vervolgens heb ik eerst een Excelbestand gebruikt, om onze klanten in te voeren en verplichte onderdelen vast te leggen. Dat was een pragmatisch besluit en werkte de eerste jaren ook prima, mede omdat we het zo qua omvang nog konden behappen. Maar als je groeit met double digits, wordt zo’n oplossing steeds minder werkbaar – met name ten aanzien van de continuatie van klanten en opdrachten. Je raakt het overzicht kwijt. En dan kun je wel een groter, overkoepelend Excel-bestand aanmaken, waarin je vastlegt dat er iets moet worden opgesteld en gecontinueerd, maar zo’n document wordt niet voortdurend bijgewerkt. Dat zijn dingen die mij onrustig maken; je wilt de zaken gewoon op orde hebben, in control zijn.”

Oriëntatie en selectie

Sanne vervolgt: “In eerste instantie hebben we voor een ‘Wwft-applicatie’ gekeken naar de module die de huidige leverancier van onze samenstelsoftware hiervoor aanbiedt. Simpelweg omdat het in het verlengde leek te liggen van dat pakket. Dat is ’m niet geworden, omdat de scope niet breed genoeg was. Als je het hebt over verplichtingen vanuit de Wwft, dan beperken die zich niet tot het samenstelproces binnen de kantoormuren. Je hebt er ook naar te handelen als het gaat over fiscale advisering van cliënten, om maar iets te noemen. Dat werkt dus veel verder door binnen je gehele organisatie. Wij werden echter ook blij van de ingebouwde dashboardfaciliteit in de DCM. Door de ‘stoplichttoepassing’ daarin zie je direct hoe je ervoor staat, waar zaken nog achterlopen en waar je actie op moet ondernemen. Ook voelt de toegangsbeveiliging met tweefactorauthenticatie veiliger; het zijn tenslotte wel al je klantgegevens die daarin zitten. Daar mag niets mee misgaan.”

Start implementatie

4-Vision begon in september 2020 met de implementatie van de DCM, wat op dat moment betekende dat alle bestaande klanten nog handmatig in de DCM gezet moesten worden. “Dat heeft te maken met het feit dat de koppeling met ons CRM er op dit moment nog niet was. Voor nieuwe klanten geeft het ons al direct meer houvast, omdat je gedwongen wordt om een goede bedrijfsbeschrijving op te nemen, de klanten toe te lichten en vast te leggen wat de risico’s bij hen zijn. Het geeft in die zin direct inzicht in de zaken waar je aan de voorkant al op moet letten bij de klant. Daardoor kun je er scherper op zijn of een klant een hoogrisicoklant is. Verschijnt er in een digitaal formulier binnen de applicatie een uitroepteken, dan is er een verplichte toelichting nodig. Je wordt er dus automatisch op gewezen als ergens nog extra naar gekeken moet worden. Daarnaast vind ik het een gebruiksvriendelijke applicatie om mee te werken, met een moderne look & feel. Dat is prettig, want sommige programma’s komen echt nog uit het jaar kruik!”

Auxilium-content

De content die 4-Vision in de DCM gebruikt, is afkomstig van Auxilium, waar het kantoor lid van is. “Wij zijn met Auxilium en Dapas om tafel gegaan om te bespreken hoe we de huidige riskformulieren (voor de Wwft) die Auxilium beschikbaar stelt aan leden, in de DCM zouden kunnen toepassen. Wij zijn de eerste partij die met de Auxilium-content werkt in de DCM, dus zie ons maar als een early bird. We zijn daarbij nog wel tegen een paar dingetjes aangelopen, zoals een koppeling die ergens niet goed stond. Maar als ik dan even een mail naar support stuurde, was dat ook met een dag geregeld. Dat vonden we ook niet erg, dit soort dingen kun je verwachten als je bezig bent met een inrichtingsvraagstuk.”

Zouden jullie nog zonder de DCM kunnen? “Nou…dan zou ik moeten terugvallen op onze Excelsheets. Dat werkt dan nog wel voor registratie, maar niet meer voor continuatie. De DCM zorgt voor meer grip en minder kopzorgen!”

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...