We waren gewoon op zoek naar de beste oplossing

Testimonial

Gilbert Verhulst: “Overstap naar DCM moest echt meerwaarde hebben”

 

DRV Accountants & Adviseurs gebruikt al tien jaar dezelfde, robuuste applicatie om te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Wwft. Deze applicatie bevat eigen (DRV-)content, die onderhouden wordt vanuit hun Bureau Vaktechniek. In het kader van verdere kwaliteitsverbetering en procesoptimalisatie besloot DRV desalniettemin om haar cliënt onboardingproces opnieuw te tekenen en daar een nieuwe applicatie bij te zoeken. Die nieuwe applicatie zou dan wel een zeer duidelijke meerwaarde moeten hebben. Kwaliteitsmanager Gilbert Verhulst licht de keuze voor de Dapas Compliance Manager (DCM) toe.

Gilbert Verhulst was nauw betrokken bij het selectieproces van de nieuwe applicatie en werkt sinds drie jaar opnieuw bij de accountantsorganisatie. Gilbert “In 2012 was ik hier controleleider, daarna ben ik overgestapt naar een grootbank, waar ik me bezighield met risicomanagement. Die gecombineerde kennis en ervaring zijn ideaal voor mijn huidige functie. Omdat de banken qua Wwft en risicomanagement verder zijn dan de accountancysector, heb ik namelijk heel scherp kunnen meekijken in een organisatie die daar meer ervaring mee heeft. Maar ik ben wel heel blij dat ik hier weer als ‘herintreder’ aan de slag ben”, grinnikt hij.

Niet drie keer hetzelfde invoeren

De applicatie die DRV tot nu toe gebruikte, ondersteunt het Wwft-proces met formulierenstromen en een slimme workflow, maar kent ook ongewenste redundantie. “Het gehele cliënt onboardingproces zoals we dat kenden, was inefficiënt. Bovendien leidde dit in toenemende mate tot frustratie bij medewerkers. Wanneer je nagenoeg dezelfde informatie op drie verschillende plekken moet invoeren, word je daar niet blij van én je vergroot daarmee de kans op inconsistentie tussen data. Op deze manier konden we er ook niet 100% op vertrouwen dat elke cliënt ook daadwerkelijk door het gehele proces heen was gegaan, omdat systemen niet gekoppeld waren. We hebben daarom een nieuwe blauwdruk gemaakt van ons ideale cliënt onboardingsproces, waarna we in de markt op zoek gegaan zijn naar de best passende applicatie daarbij. Dapas is, in nauwe samenwerking met ons, gestart met de ontwikkeling daarvan, maar de meerwaarde van hun applicatie was tot voor kort voor ons nog niet groot genoeg. Daarom zijn we ons eerst breder gaan oriënteren.”

Wensenlijstje

Wat waren voor DRV de belangrijkste wensen c.q. eisen aan de nieuwe applicatie? “Gegevens maar één keer hoeven vastleggen, geen dubbel werk vanuit het oogpunt van efficiency en datakwaliteit en graag een slimme koppeling met externe bronnen. De nieuwe applicatie moet bovendien ook zijn plek krijgen in het bestaande applicatielandschap: de connectiviteit (koppeling CRM en externe bronnen) moet goed zijn. Dat moet ook gelden voor het gebruiksgemak en de knowhow van de leverancier. Het is een pre dat Dapas uit de accountancy komt en de processen snapt.”

DRV had wel bepaalde (extra) wensen ten aanzien van de DCM. “We hadden zelf ‘het ideale proces’ in ons hoofd, maar Dapas heeft daarbij toch wat op de rem getrapt: ‘Mooi dat jullie dit willen, maar het past niet in de roadmap die wij voor ogen hebben’. Die reactie hoor je als klant natuurlijk liever niet. Tegelijkertijd moet je wel zo realistisch zijn om te beseffen dat een aanpassing van de applicatie ook doorwerkt voor alle andere kantoren die de DCM gebruiken. Een nieuwe applicatie aanschaffen impliceert altijd dat je bepaalde concessies moet doen. En dat mag ook, mits de overstap naar zo’n nieuwe applicatie wel écht meerwaarde biedt. Het gehele ‘Wwft-proces’ is voor je mensen op de werkvloer geen proces waar ze nu heel blij van worden of veel energie van krijgen. Daarom moet dat ook zo lean en mean mogelijk zijn. De DCM faciliteert dat.”

Doorslag

Maar dan toch: wat gaf voor jullie nu vooral de doorslag? “De dashboardfunctionaliteit en de koppeling met ons CRM-systeem, maar ook de functionaliteit die wij samen met Dapas hebben ontwikkeld (visualisatie van de groepsstructuur van cliënten). Daarnaast spreekt Dapas’ roadmap ons aan, vanwege de UBO-check, maar ook vanwege de media- en sanctiecheck en de toekomstige ontwikkelingen inzake identificatie en verificatie van cliënten. En…omdat ze goed luisteren naar de behoeften in de markt. Het feit dat we ook al gebruikmaken van de Dapas Proces Manager, heeft voor ons slechts zijdelings meegespeeld bij de keuze voor de DCM – al wisten we daardoor natuurlijk wel wat we aan het team van Dapas hebben. We waren gewoon op zoek naar de beste oplossing.”

Het is meer dan data

Gilbert besluit: “Ook andere partijen in de markt zijn met mooie oplossingen bezig, maar het gaat in deze context wel om meer dan alleen data binnenhalen en op een rijtje zetten. Je moet ze ook analyseren en er iets van vinden. Aan de hand van subjectieve vragen wordt er als gebruiker van je verlangd dat je aangeeft wat je ziet. Dat is nodig bij de afweging of je een (nieuwe) klant kan aanvaarden en zo ja – op basis van de risico’s die bij die klant spelen – onder welke voorwaarden. En precies díe slag maken heel veel applicaties niet. Daardoor zou je er in de praktijk dan nog weer een andere applicatie naast moeten hebben, waarin je dat soort vragen kwijt kunt – en daarmee maak je je applicatielandschap dan weer onnodig complex. Met de DCM kunnen we op een efficiëntere en gebruiksvriendelijkere manier voldoen aan wat er vanuit de Wwft van ons wordt gevraagd.”

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...