WEA Rivierenland over de Dapas Compliance Manager

Testimonial

Wim Versteeg: "Goed dat het pre-DCM-tijdperk achter ons ligt"

WEA Rivierenland in Zaltbommel is een van de twintig kantoren die deel uitmaken van de WEA Groep. Het mkb-kantoor implementeerde recent de Dapas Compliance Manager (DCM), om hiermee het Wwft-stuk binnen hun organisatie strak geregeld te hebben. Vennoot Wim Versteeg: “Hiermee hebben we definitief afgerekend met de toch wel een beetje omslachtige oplossingen die we voorheen gebruikten om compliant te zijn. Het zorgt voor grip en comfort.”

 

Wim Versteeg woonde ruim twee jaar geleden al eens een demo van Dapas bij over de DCM, maar was er op dat moment nog niet compleet enthousiast over. Eenvoudigweg omdat een aantal zaken in zijn ogen op dat moment nog niet goed geregeld waren. Recent schoof hij uit nieuwsgierigheid bij een collega-kantoor opnieuw aan voor een demosessie over de DCM. “Ik was oprecht nieuwsgierig naar hun progressie in de afgelopen twee jaar. Die hebben ze gemaakt; zo zijn onder andere de dingen waar ik destijds op ‘hikte’, nu in de applicatie verwerkt.”

Afscheid van losse oplossingen

“De doorslaggevende reden om de DCM aan te schaffen? Hiermee zijn we in control ten aanzien van de Wwft-regelgeving en dit is allemaal in één applicatie bij elkaar gebracht. Voorheen gebruikten we hier losse formulieren en werkprogramma’s voor, maar dat geeft je gewoon niet het vertrouwen dat je aan alle vereisten voldoet. In die zin was het een samenstel van oplossingen, waarmee je je best deed om op verschillende plekken te voldoen aan wet- en regelgeving. De tweede belangrijke reden waarom we voor de DCM hebben gekozen, is het feit dat de applicatie gevuld is met SRA-content. Dat maakt het voor ons als SRA-lid extra aantrekkelijk, ook omdat SRA de reviews bij ons doet.”

Koppeling met CRM

Voor WEA Rivierenland was het op voorhand essentieel dat de DCM gekoppeld kon worden met het CRM-systeem dat ze gebruiken. “Anders had ik het ook niet gedaan. Dapas heeft ons hiervoor een partij aangereikt, die de koppeling heeft gemaakt. Zij hebben er ook voor gezorgd dat alles in de DCM werd ingevoerd, zodat wij dat niet handmatig hoefden te doen.” Welk voordeel levert dit jullie op? “Eigenlijk kun je niet meer zonder. Je wilt niet meer dubbel zitten administreren in verschillende systemen. Als ik nu weer terug zou moeten naar de oude situatie, naar het pre-DCM-tijdperk, zou ik me echt een dinosaurus voelen.” Het onboardingproces is door de komst van de DCM overigens niet wezenlijk veranderd, stelt Wim. “Het is voor ons vooral een applicatie die het leven makkelijker en aangenamer maakt. Even zwart-wit: eerder ‘zweefden’ formulieren nog weleens van thuisbureaus naar auto’s, naar kantoor, naar digitaal – dat heb je nu niet meer; alles zit volledig in de cloud.”

UBO-register

Dapas heeft de DCM de afgelopen twee jaar doorontwikkeld. Hoe kijkt Wim Versteeg naar die doorontwikkeling – en in relatie daarmee – de wijze waarop Dapas omgaat met klantvragen en -wensen? “Ze reageren snel, laat ik dat vooropstellen. Als je een vraag hebt, krijg je van hun servicedesk vlot antwoord. Daarnaast ontvangen we ook regelmatig updates over dingen die ze gewijzigd hebben. Maar wat ik echt fantástisch vind, is dat ze met het UBO-register aan de gang gaan – daar word ik nou echt vrolijk van. Wanneer je compliance manager bent, zit je toch te stoeien met dit soort dingen en dan is het erg prettig om te zien dat zij je ‘voor’ zijn.”

Digitaal legitimeren

Bij Wim Versteeg triggerde dit ook nog iets anders. “Het hele identificatieproces van klanten is door de aangescherpte privacyregelgeving extra belastend geworden voor kantoren. Om die reden zou ik in de toekomst bijvoorbeeld graag rechtstreeks vanuit de DCM een identificatie- en legitimatieverzoek aan nieuwe klanten willen kunnen toesturen, waarop zij kunnen reageren door in te loggen met DigiD. Zo zouden we dan mogelijk een volledig door de NBA en SRA geautoriseerd identificatiesysteem kunnen inrichten, waardoor we die kopie legitimatiebewijs: a) helemaal niet meer bij de klant hoeven op te vragen; en b) ook niet meer hoeven te bewaren. Ik kan het erg waarderen dat Dapas hier verder met mij naar wil kijken. Als ze straks dat UBO-stuk geregeld hebben en ook nog het legitimeren en identificeren, dan ligt daar een gouden kans.”

Kom maar op!

Wim Versteeg, tot besluit: “Ik vind het een belangrijk pluspunt dat Dapas de DCM echt aan het doorontwikkelen is. Voor ons is de DCM een applicatie waarmee we het gehele cliënten- en opdrachtenacceptatiestuk afgevangen hebben, vanuit de comfortabele gedachte dat we het zo goed geregeld hebben. Bij aankomende reviews vanuit SRA op Wwft-gebied denk ik nu: ‘laat ze maar komen, wij zijn er klaar voor!’”

Annemarie Oord, tekstpartner voor de accountancybranche en duurzame bedrijven.

 

Meer weten...